تزايد الاهتمام بأنشطة المحاسبة نظراً لتزايد النشاط التجاري للشركات، والتعقيد الحاصل في الإدارة المالية للأنشطة، خصوصاً في ظل التنوع الهائل للخدمات والمنتجات، وضرورة إيجاد الصيغة المحاسبية المناسبة لضبط عمل الأنشطة بأعلى الأرباح وأقل التكاليف.
تعريف المحاسبة
تمثل المحاسبة عمليات تسجيل الحركات والمعاملات المالية المرتبطة بأعمال الشركة، وتتضمن إنشاء صيغة مختصرة لهذه الحركات والمعاملات، وتحليلها، إضافة إلى توفير المعلومات المطلوبة للجهات الرقابية إضافة للجهات المسؤولة عن الإقرارات الضريبية.
تشكل البيانات المالية المستخدمة في المحاسبة الملخص الموجز للمعاملات المالية خلال دورة مالية محددة، إضافةً إلى التنظيم المالي لعمليات الشركة، وإعداد قوائم المركز المالي والتدفقات المالية.
3 أنواع رئيسية للمحاسبة يجب على كل شركة العمل بها
يتيح تنوع التصنيفات المحاسبية الحصول على نتائج أكثر دقة في عرض النتائج المالية وتقديم البيانات اللازمة لإجراء التحليل المالي الذي يساعد المعنيين في اتخاذ القرارات المالية الناجحة لتطوير أداء الشركة في الأسواق المستهدفة.
نُظِّمَت المحاسبة تحت مظلة 3 أنواع رئيسية تضمن العمل بجودة عالية، والحصول على نتائج دقيقة تساعد في ضبط النفقات والإيرادات للشركة، ويمكن أن تتعدد التصنيفات الفرعية ضمن كل تصنيف أساسي بحسب طبيعة عمل كل شركة، سواء اعتمدت في عملها على كادر إداري أو استعانت بمصادر خارجية.
- المحاسبة المالية: يتيح هذا النوع من أنواع المحاسبة إعداد الصيغ اللازمة لإدارة الموارد المالية للمؤسسة إضافة إلى الالتزامات، وذلك من خلال إعداد الميزانيات، وتقديم بيانات الدخل، وكذلك بيانات التدفق النقدي.
يلتزم أغلب المحاسبين الماليين بالمعايير المحاسبية العمومية GAAP، والصادرة عن مجلس معايير المحاسبة المالية FASB؛ والتي تمثل مجموعة معايير عالمية تنظم مبادئ ومعايير وإجراءات المحاسبة المالية. - المحاسبة الإدارية: تختص المحاسبة الإدارية بتحديد المعلومات وتفسيرها وتطويرها للمساعدة في تنظيم عمليات إدارة الشركة. عادة ما تركز هذه المحاسبة على العوامل غير المالية، كإنتاجية الموظفين، ورضا العملاء، والقضايا السياسية والبيئية.
تساعد المحاسبة الإدارية في صياغة الأهداف الأساسية للشركة باستخدام المعلومات التي نُظِّمت، كما تساعد في تقييم أداء الموظفين، وتخطيط نهج القيادة في الشركة استناداً للأداء المُقيَّم. - المحاسبة الضريبية: تعتمد الشركات على المحاسبة الضريبية لحساب الإيرادات الخاضعة للضريبة في الشركة، إضافة إلى الالتزامات الضريبية المفروضة عليها.
تضمن السياسات الضريبية المناسبة تجنب العقوبات المترتبة عن عدم الالتزام باللوائح الداخلية لضبط الإيرادات، إضافةً إلى التركيز على التخطيط الضريبي من خلال هيكلة المعاملات المالية التي تفيد في تخفيض الالتزامات الضريبية المترتبة عن نشاطات الشركة.
9 خطوات لإعداد نظام المحاسبة الاحترافي في الأعمال الصغيرة
تشكل الأعمال المحاسبية في الشركات الصغيرة عبئاً كبيراً على أصحاب الأعمال، إذ تقع مسؤولية الأعمال المحاسبية في أغلب الأحيان على صاحب العمل مباشرةً، وقد يكون ذو خبرة بسيطة في أداء الأعمال المحاسبية، وهو ما يمكن أن يكون سبباً أساسياً في فشل تحويل الفكرة إلى مشروع قيد التنفيذ.
- اختر هيكل العمل المناسب لشركتك
ترتبط جميع نشاطات المحاسبة الموجودة في شركتك بهيكلية العمل الموضوعة وفق نموذج العمل التجاري الموضوع لتنفيذ الأنشطة، إذ يؤثر الهيكل المعتمد على عدد الموظفين، وخبراتهم، وطريقة عملهم، وبالتالي على طريقة المحاسبة اللازمة لإدارة الشركة، وكيفية وضع مؤشرات الأداء المالي اللازمة لمراقبة أدائها.
تتعدد أنواع هياكل العمل حسب نوع التمويل بين الملكية الفردية ذات المالك الوحيد للشركة، والشراكة مع عدد من الأشخاص وتحديد المسؤوليات، والشركات محدودة المسؤولية التي تفصل ديون الشركة عن الديون الشخصية، إضافةً إلى شركات الأموال التي تفصل أموال الشركة عن الأموال الشخصية للشركاء فيما يتعلق بالضرائب. - امتلك حساباً تجارياً
من المفيد فتح حساب تجاري في أحد المصارف، حتى في حالة المالك الوحيد للشركة، بينما يُعَد امتلاك الحساب شرطاً أساسياً لفتح الأنواع الأخرى من الشركات.
يفيد الاعتماد على حساب تجاري مستقل في إعداد أسهل للتقارير المالية إضافةً إلى الإقرارات الضريبية، ويساعد في فصل أموال الشركة عن الأموال الشخصية، كما يساعد في تسهيل طرق الدفع للعملاء والمزودين. - اختر طريقة المحاسبة المناسبة في شركتك
لا بد أن تحتاج شركتك إلى خبرات محاسبية متخصصة أو بسيطة لتسوية الحسابات الجارية في نهاية الشهر، وقد تحتاج إلى فهم الفرق بين المحاسبة النقدية والمحاسبة على أساس الاستحقاق لأداء الأعمال المحاسبية بشكل فردي في شركتك.
تحتاج الطريقة النقدية إلى معرفة الإيرادات والنفقات في حال حركة الأموال، وعادة ما تُستخدَم من قبل الأفراد ذوي النشاط المحاسبي المحدود. تأخذ طريقة الاستحقاق بالحسبان جميع التكاليف والإيرادات عند حدوثها، وتقدم صورة أدق عن صحة العمل المالي، ولكنها أكثر تعقيداً من الطريقة النقدية.
لا بد من اختيار طريقة المحاسبة المناسبة لأعمالك بتروي، إذ يحتاج التغيير إلى موافقة هيئة الضرائب المسؤولة في البلد الذي تعمل فيه في معظم البلدان. - ابحث عن برنامج المحاسبة المناسب
يمكن تتبع المعاملات المحاسبية يدوياً من خلال جداول البيانات ودفاتر الأستاذ العام، إلا أن وجود برامج محاسبة بجودة مقبولة وبأسعار زهيدة -تكاد أن تكون مجانية- سيقدّم تطوير واضح في عمل الشركة فيما يتعلّق بأعمالها المحاسبية، وسيفسح المجال لأصحاب الشركة بتخصيص الوقت الذي وُفّر لمتابعة أعمال أخرى في الشركة. - قم بإعداد شجرة حسابات مناسبة للشركة
قبل البدء بتسجيل أي معاملة مالية، لا بد من إنشاء شجرة حسابات ترتكز على دراسة الجدوى المُعدِّة لتأسيس أو تطوير الشركة، وتنظم الحركة المالية ضمنها، إذ تمثل شجرة الحسابات قائمة بالحسابات الموجودة في دفتر الأستاذ العام المخصص للشركة والذي سيُستخدَم في تنظيم وتتبع الحركات المالية.
لا بد من التأكد على احتواء شجرة الحسابات لجميع أنواع الحسابات التي تستخدمها الشركات والمتمثلة في الأصول، والخصوم، والإيرادات، والنفقات، وحقوق الملكية. عادةً ما تتضمن معظم التطبيقات المحاسبية شجرة حسابات افتراضية يمكن استخدامها بشكل فوري، وهو ما يشكل أحد الأسباب الهامة في اقتناء برنامج محاسبي عند انطلاق الشركة. - قم بإعداد كشوفات الرواتب
يمكن تجاوز هذه الخطوة في حال لم يكن لديك أي موظف وتعمل لوحدك، إلا أنه يجب أن تهيئ نظاماً لكشوف الرواتب حتى لو تعاملت مع موظف واحد فقط.
تتعدد البرامج الحاسوبية التي توفر كشوفاً آلية للرواتب، وهناك ما هو مخصص للشركات الصغيرة، لا تحتاج سوى إلى الحصول على رقم تعريفك كصاحب عمل من هيئة الضرائب، أرقام هويات الموظفين، وطريقة التعيين على أساس التوظيف أو المقاولة. - طوّر طريقتك في إدارة النفقات والإيرادات
يجب أن ترتبط جميع عمليات المحاسبة لديك بالنفقات والإيرادات، وهو ما يضمن سير عمل الشركة بسهولة في حال تهيئة هذا الربط بشكل متقن.
لا بد من تعلم كيفية إصدار الفاتورة، وكيفية كتابتها، إضافةً إلى توفير طرق سهلة للعملاء في دفع الفواتير. ومن الأفضل توفير طرق دفع عبر شبكة الإنترنت لتسهيل وتسريع عمليات الدفع من قبل العملاء.
يجب عليك الالتزام بالدفع للمزودين بالوقت المحدد، وتسجيل النفقات بشكل دقيق بهدف إعداد دقيق للضرائب المترتبة عن أعمال شركتك. إذ تخفض النفقات الدقيقة من فاتورتك الضريبية رغم عدم اهتمام مصلحة الضرائب بتخطي النفقات. - قم بتسوية حساباتك المصرفية
مع تطور الخدمات الإلكترونية المقدمة من قبل البنوك فيما يتعلق بالحسابات المصرفية، أصبحت إدارة الحسابات المصرفية أكثر سهولةً للعملاء، ولهذا أصبح من السهل تسوية الحسابات المصرفية شهرياً وبانتظام.
تشير عمليات التسوية إلى أي أخطاء بنكية قد ارتبطت بحساباتك، خصوصاً في حال الأخطاء الحساسة التي قد تكلفك الكثير من الأموال المهدورة، إضافة إلى تحديد العناصر المالية التي يجب إدخالها إلى دفتر الأستاذ العام الخاص بالشركة، لذا من الضروري إجراء تسوية شهرية منتظمة لحساباتك المصرفية. - جرّب النظام المحاسبي الكامل قبل إطلاقه للخدمة
بعد إدخال جميع البيانات اللازمة، ابدأ برصيد تجريبي، إذ قد يساعد على معرفة الحسابات الضرورية في شجرة المحاسبة، وإضافة حسابات أخرى ضمن الشجرة إن استدعى الأمر ذلك.
بعد فحص الرصيد التجريبي، يمكن إطلاق النظام المحاسبي لمدة تجريبية (عادة ما تكون شهر) وألقِ نظرة دقيقة عن قرب لجميع المعاملات المالية المرتبطة لتحديد كيفية الأداء والحصول على النتائج المطلوبة.
في حال رغبت بالحصول على أي استشارة أثناء إعداد النظام المحاسبي الخاص بشركتك، أو رغبت بإعداد نظام محاسبي احترافي متكامل، يمكنك التواصل مع شركة إيراد للخدمات المحاسبية. مستشارين وأخصائيين معتمدين لتقديم الخدمات الضريبية (إعداد الإقرارات الزكوية والضريبية، الاعتراض عليها، تحليل التزام الشركة ضريبيًا في جميع التعاملات المالية، الاستشارات الضريبية وخدمات مسك الدفاتر).
تعد المحاسبة كياناً ضرورياً في عمل أي شركة، كونها الضابط الأهم لأموال الشركة، لذا لا بد من التركيز المتواصل على جميع التعديلات التي تطرأ على أعمال الشركة، وتعديل العمليات المحاسبية المرتبطة لضمان الإدارة المالية الصحيحة لهذه الأموال.
